Kongresová a konferenční činnost

Poskytujeme služby PCO (Professional Congress Organizer)

Pro tuzemské i mezinárodní akce. Zajistíme Vaše akce typu:

  • Kongresy a konference
  • Semináře
  • Školení

Jsme připraveni zajistit celou Vaši akci tzv. na klíč, ale ochotně Vám poskytneme i podporu a poradenství pro Váš stávající konferenční tým, a to do míry, kterou si sami určíte.

U konferencí a kongresů je našim dlouhodobým cílem vytvořit si s klientem trvalý vztah založený na dobré znalosti jeho specifik, potřeb a požadavků a především pak na vzájemné důvěře.

Zajistíme proto Vaši jednorázovou akci stejně tak jako opakující se konference a odborná setkání.

Akce pořádané v roce 2017

11th European Symposium on Electrochemical Engineering
(Praha, 4. 6. – 8. 6. 2017)

Today's research for tomorrow's technologies | www.electrochemical-engineering.eu/2017
Pořadatel: WP on Electrochemical Engineering, EFCE | www.efce.info
Ústav anorganické technologie, VŠCHT Praha | uat.vscht.cz

Akce pořádané v roce 2016

Hydrogen Days 2016 (Praha, 6. – 8. dubna 2016)

7th International Conference on Hydrogen Technologies
Changing energetics and transportation landscape | www.hydrogendays.cz
Pořadatel: Česká vodíková technologická platforma | www.hytep.cz

Solid State Chemistry 2016 (Praha, 18. – 23. září 2016)

12th Conference on Solid State Chemistry | www.ssc-conference.com
Pořadatel: Ústav anorganické chemie AV ČR, v.v.i. | www.iic.cas.cz

AKI 2016 (Kutná Hora, 5. – 7. říjen 2016)

19. ročník konference
Koroze a protikorozní ochrana materiálů | www.konference-koroze.cz
Pořadatel: Asociace korozních inženýrů | www.aki-koroze.eu
Ústav kovových materiálů a korozního inženýrství, VŠCHT Praha | www.vscht.cz/met

Akce pořádané v roce 2015

Hydrogen Days 2015 (Praha, 18. – 20. březen 2015)

6th International Conference on Hydrogen Technologies Energetics and Transportation From the laboratory to daily life | www.hydrogendays.cz
Pořadatel: Česká vodíková technologická platforma | www.hytep.cz

AKI 2015 (Třeboň, 14. – 16. říjen 2015)

18. ročník konference
Koroze a protikorozní ochrana materiálů | www.konference-koroze.cz
Pořadatel: Asociace korozních inženýrů | www.aki-koroze.eu
Ústav kovových materiálů a korozního inženýrství, VŠCHT Praha | www.vscht.cz/met

Akce pořádané v roce 2014

Hydrogen Days 2014 (Praha, 2. – 4. duben 2014)

5th International Conference on Hydrogen Technologies Energetics and Transportation Vision and Reality | www.hydrogendays.cz
Pořadatel: Česká vodíková technologická platforma | www.hytep.cz

Trendy 2014 (Praha, 11. – 13. červen 2014)

Moderní trendy v anorganických technologiích | www.at-trendy.eu
Pořadatel: Ústav anorganické technologie, VŠCHT Praha | uat.vscht.cz

AKI 2014 (Luhačovice, 15. – 17. říjen 2014)

17. ročník konference
Koroze a protikorozní ochrana materiálů | www.konference-koroze.cz
Pořadatel: Asociace korozních inženýrů | www.aki-koroze.eu
Ústav kovových materiálů a korozního inženýrství, VŠCHT Praha | www.vscht.cz/met

Zajistíme organizační servis v průběhu příprav
i v místě konání akce:

  • Vytvoření harmonogramu akce, jeho optimalizace, sledování všech termínů a průběžné informování organizačního a odborného týmu i účastníků o blížících se termínech a s nimi spojených aktivitách
  • Výběr místa konání, ubytovacích kapacit, jejich obhlídka, smluvní zabezpečení
  • Marketingové zajištění akce, www stránky, propagace akce doma i v zahraničí
  • Grafický návrh, příprava a výroba propagačních a kongresových materiálů (logo, letáky, sborníky, programy, seznamy účastníků, bannery, plakáty, atd. – včetně grafického návrhu)
  • Spolupráce při vyhledávání a oslovování potenciálních účastníků, standardizovaná komunikace s účastníky, v případě potřeby individuální řešení jejich požadavků
  • On-line systém registrace účastníků a veškerých relevantních činností
  • Hromadné oslovování a informování o důležitých termínech a skutečnostech
  • Spolupráce s klientem při vyhledávání a oslovování sponzorů, komunikace se sponzory, smluvní zabezpečení sponzoringu
  • Vyhledávání a oslovování vystavovatelů, zajištění a organizace výstavních ploch a výstavních stánků, smluvní zajištění výstavek
  • Personální obsazení akce v její přípravní fázi i v termínu konání

Poskytneme podporu pro odborný tým:

  • Spolupráce při navržení struktury a členění vědeckého programu
  • Obsahová i formální tvorba programu od počátečního rozvrhu až po finalizaci k datu konání akce, s průběžnou aktualizací programu na webových stránkách konference
  • On-line přijímání odborných příspěvků (abstrakt, plných textů, copyrigtů, apod.)
  • Oponentní řízení odborným týmem v rámci on-line registračního systému,
  • Poradenství pro odborný tým klienta v rámci registračního systému v sekci oponování odborných příspěvků
  • Editace příspěvků a jejich příprava pro další publikování a tisk (včetně grafických a formálních úprav)
  • Vyhotovení sborníků - v tištěné i elektronické podobě (CD-ROM, USB, atd.) včetně grafického zpracování a formálních úprav

V rámci technického servisu zajistíme:

  • Veškerou výpočetní, projekční a audiovizuální techniku pro přípravné fáze i v místě konání akce
  • Webové stránky - od počátečního návrhu grafického designu akce (včetně návrhu loga, zajištění domény a hostingu), přes realizaci a nepřetržitou aktualizaci stránek dle harmonogramu akce
  • Zpracování a vedení veškerých potřebných databází
  • Zabezpečení dat a databází
  • On-line registrace a systémová komunikace s účastníky prostřednictvím registračního systému, který je součástí webových stránek akce
  • Bezpečnostní služba v místě konání akce
  • Fotodokumentace / videodokumentace dle požadavků klienta

Zajistíme gastronomický servis:

  • V místě konání akce (coffee breaky, obědy, atd.)
  • U doprovodných společenských akcí (slavnostní večeře, rauty, atd.)
  • U VIP a jiných setkání (občerstvení, coffee breaky, atd.)
  • Při přípravných a pracovních schůzkách organizačních týmů

Zajistíme doprovodný společenský program:

  • Zahajovací a závěrečné ceremoniály (včetně kulturního programu)
  • Koncerty a divadelní představení (včetně zajištění organizace přepravy v termínech konání)
  • Výlety – za přírodními i kulturními pozoruhodnostmi (včetně zajištění dopravy, programu a stravování)
  • Odborné exkurze – dle požadavků klienta, do klientem vybraných destinací
  • Bankety, rauty, společenské večeře (dle požadavků klienta, v souladu se současnými trendy)

Zajistíme:

  • Ubytování v místě konání akce (nejlépe přímo v areálu konání akce, resp. v blízkých lokalitách s ohledem na optimální dostupnost místa konání)
  • Alternativní možnosti ubytování (s ohledem na různé kvalitativní i finanční požadavky účastníků)
  • Doprava na akci a zpátky v rámci ČR (s ohledem na termíny příjezdů a odjezdů účastníků a jejich maximální komfort)
  • Doprava na kulturní akce a výlety

Zajistíme:

  • Veškeré smluvní vztahy v místě konání akce – kongresové prostory (včetně IT a AV techniky, personálu, apod.), ubytovací prostory, atd.
  • Smluvní zabezpečení pro gastronomický servis v místě konání i při doprovodných společenských akcích
  • Všechny smluvní vztahy se sponzory a vystavovateli
  • Smlouvy pro transport účastníků

Zajistíme:

  • Vedení účetnictví akce dle platných legislativních předpisů
  • Daňové a finanční poradenství pro otázky vzniklé v souvislosti s pořádáním akce
  • Platby účastníků on-line i prostřednictvím bankovních převodů